Of hoe een hobbit met liefde, oprechtheid en vastberadenheid de boosaardige Sauron verslaat..

Organisatie risico’s worden snel gelinkt aan accountancy, risicomanagement, control en meer van dit soort bedrijfsactiviteiten die men tegenkomt in organisaties. Vele structuuroplossingen zijn er bedacht die risico’s moeten helpen voorkomen of borgen. Maar werkt dat ook? Ik zie te vaak dat structuur te veel aandacht krijgt en dat er onvoldoende aandacht is voor bewustzijn, proactiviteit bij medewerkers en leidinggevenden.

Wat zijn organisatie risico’s? Dat zijn de zaken die fout kunnen gaan en die negatieve gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering van een organisatie.

Risico’s willen we liefst voorkomen, maar op zijn minst bewust van zijn, zodat we er proactief op kunnen sturen. Het voorkomen en/of borgen van risico’s , is vooral afhankelijk van medewerkers die met deze risico’s omgaan. Deze medewerkers zouden de volgende kenmerken in hun handelen nodig hebben om goed met risico’s om te kunnen gaan: proactief, communicatief, verantwoording nemend, bewustheid, afspraken volgend en scherp houdend.

Bv. Als ik een subsidieaanvraag niet tijdig en juist afhandel, dan is er het risico dat ik juridisch en financieel wordt aangesproken en dat kan resulteren in een financiële tegenvaller. Ik kan dat risico borgen door er voor te zorgen dat aanvragen volgens de zelfgestelde criteria worden beoordeeld en er over wordt besloten binnen de tijd die er wettelijk gezien voor staat .

TA (transactionele analyse) vind ik een nuttig hulpmiddel om organisatierisico’s te voorkomen of te borgen. In mijn beeldrijke fantasie, vertaal ik TA als Frodo en organisatie risico’s naar Sauron.

Baas over alle ringen.

In het wereldberoemde boek van J.R.R. Tolkien; the lord of the rings, zien we een eeuwenoud thema op epische wijze de revue passeren. Machtswellust tegen helden die de wereld redden. Een intense slechterik; Sauron wil de hele wereld overmeesteren en tot zijn slaaf maken. Hij heeft mede hiervoor een aantal ringen gesmeed, waarvan hij de ene ring heeft die over alle anderen regeert. De machtigste ring. Deze ring corrumpeert, verleidt en heeft een eigen wil; namelijk zijn baas, Sauron dienen.

De ring is via omwegen terechtgekomen bij de hobbit Frodo. Toeval? Opzet van de bozerik? Wie weet het?

Frodo krijgt de zware opdracht om de ring terug te brengen naar de vuurberg waarin hij is gesmeed: de Doemberg. Daar moet de manipulerende en gevaarlijke ring in worden gesmolten, zodat Sauron machteloos wordt.

Frodo onderneemt een gevaarlijke en lange queeste over machtige bergen en langs vileine volkeren om zijn doel te bereiken. Hij krijgt te maken met verraad, jaloezie, slechtheid, machtswellust, boosheid. Frodo is maar een kleine hobbit in tegenstelling tot de grote en machtige Sauron. Hij is echter vastberaden. Hij overwint de slechte Sauron uiteindelijk. Niet met brute kracht of geweld, maar met liefde, toewijding, oprechtheid en vastberadenheid. Zijn trouwe vrienden helpen hem om de last van de ring te dragen. Dat doen ze graag, omdat de liefde en toewijding van Frodo hen aansteekt en motiveert om hem te helpen.

Sauron gaat ten onder aan zijn eigen valsheid en door de macht van de overtuigingen die Frodo uitdraagt. Frodo sleept zich met zijn laatste krachten naar de Doemberg en gooit met hulp van zijn vriend de ring in het vuur van de berg. Samen hebben z

De baas over alle ringen met al zijn magische macht verliest van een kleine hobbit…

Goed overwint slecht.

Probleemschets

Organisaties gebruiken vaak structuurmiddelen om te proberen hun organisatie risico’s te borgen: Interne controles, vastleggen van de administratieve organisatie, workflowmanagement, etcetera. Het valt op dat organisaties niet altijd in staat blijken om de problemen werkelijk op te lossen en de bedrijfsvoering te verbeteren. Risico’s blijven aanwezig, omdat de structuur er wel ligt, maar er wordt niet of niet juist mee omgegaan. Hierdoor blijft er een status van reactief gedrag: vandaag problemen oplossen die gisteren ontstonden, met een hogere werkdruk dan nodig en meer stress dan gezond is.

Om de stap naar proactief gedrag te maken, is er meer nodig. Medewerkers en leidinggevenden moeten bereid zijn om mee te denken en mee te werken aan de gekozen structuur en aan het werkelijk afwegen en borgen van risico’s. Er is veel erkenning, aandacht, stimulans en sturing nodig om dat zo te houden.

Zo zijn van oudsher technische onderwerpen als administratieve organisatie, bestuurlijke informatievoorziening, interne controle, workflowmanagement en procesmanagement te linken aan de transactionele analyse (TA).

Zonder de juiste mate van aandacht voor de mensen die achter de knoppen zitten, gaat het bedienen van de knoppen niet de juiste resultaten bieden. Dat is in mijn ogen geen soft gedoe, pamperen of vaag. Dat is heel concreet en belangrijk. Een medewerker die wil is nuttiger dan een medewerker met een knopje of een structuur die hem weliswaar helpt, maar waarbij het maar de vraag is of het hem ook helpt om de taak te doen zoals bedoeld.

Frodo wist gemene horden te ontwijken en de machtige Sauron te verslaan door zijn passie voor het doel dat hij had; de ring vernietigen in het vuur waarin hij was gesmeed. Zijn oprechtheid, vastberadenheid en toewijding hielpen hem vol te houden ook al waren de tijden donker en het zicht op het doel compleet verdwenen. Het was een kleine en toegewijde persoon, die volhield. Dat kon iedereen zijn, maar hier was het Frodo. Daarbij bleek dat de samenwerking met vrienden cruciaal was voor het bereiken van de doelen.

Organisatie risico’s

Elke organisatie loopt risico’s. Dat weten we. Lang niet altijd nemen organisaties de moeite om goed te kijken naar de risico’s. Te vaak houden organisaties in de planning en borging geen rekening met risico’s. Het bewust afwegen en/of borgen van risico’s kan de organisatie veel ruimte geven. In het gevoel en in tijd/kosten.

Naast risico’s, kennen organisaties ook kansen natuurlijk. Helaas zijn organisaties zich niet altijd bewust van de kansen die voor het grijpen liggen om het werk efficiënter, leuker en/of kostenbesparender te maken. Soms zijn bepaalde controles niet nodig, sturen we kopieën altijd naar iemand die ze consequent weggooit omdat hij of zij geen idee heeft wat er mee moet gebeuren, etc. Bewustzijn hierover en passende acties samen bedenken kan veel goed doen voor de organisatie.

Risico’s en kansen zijn te borgen door ze goed te verankeren in de processen. In de processen legt men vast welke risico’s en kansen geïdentificeerd zijn en welke maatregelen genomen zijn. Met het bewustzijn over de processen; wat er in fout kan gaan en wat beter kan, komen organisaties bij beheersing van processen. Grip of zoals de bedrijfskunde zegt: “Control”.

Beheersing over processen ontstaat met het bewustzijn over risico’s, kansen en wat de organisatie er vervolgens mee doet.

Tijdens de lange tocht naar de Doemberg zijn er vele momenten waarop Frodo de kans loopt dat er iets fout gaat. Orks, wilde rivieren, schier onoverkomelijke hindernissen. Frodo zou natuurlijk het liefst van te voren weten wat er allemaal fout kan gaan. Dat lukt soms wel en soms niet. Duistere machten liggen op de loer om de kans van slagen van Frodo teniet te doen…. Maar doordat Frodo van te voren goed nadenkt over zijn risico’s en kansen, kan hij er voor zorgen dat hij zijn oprechtheid, toewijding, vastberadenheid en liefde ten volle kan benutten om zijn doelen te behalen.

TA als hulpmiddel

De Transactionele analyse (TA) biedt concepten die een goed hulpmiddel zijn bij het verkrijgen van grip op de organisatie, zodat de organisatie kan spreken van beheersing van processen. Het is een oplossingsrichting die bijdraagt aan het verbeteren van de bedrijfsvoering. Wellicht zelfs een cruciale!

In de basis is het van belang dat de structuur aansluit bij de doelstellingen van de organisatie. Systemen, software, middelen, organisatie-inrichting en dergelijke zijn relatief eenvoudig te verwezenlijken. Zo zijn risico’s die hard en technisch zijn op te lossen redelijk vlot te borgen.

De structuur van een organisatie aanpaassen is relatief eenvoudig, in vergelijking met het laten aansluiten van de manier waarop mensen willen, kunnen werken en hoe de leidinggevenden daar mee omgaan. Wat men ook wel omschrijft als cultuur is taai en niet simpel te veranderen.

Om werkelijk beheersing van processen te verkrijgen is het van belang dat leidinggevenden en medewerkers de doelstellingen omarmen, weten wat er van ze verwacht wordt, de taken kunnen uitvoeren en echt achter hun taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden staan. Men moet het allemaal willen.

Alle ideeën en concepten uit de TA zullen van nut zijn in organisaties. Hieronder schets ik de concepten die ik met name van toepassing acht voor deze het beheersen van processen en daarmee het borgen van organisatie risico’s:

Een goede start van procesbeheersing kan alleen gebeuren als er een goede contracteringsfase heeft plaatsgevonden. Contracteren is één van de belangrijke TA concepten die helpend zijn in vele situaties.
De leiders in de organisatie kunnen veel oneffenheden glad strijken door op een bewuste wijze egotoestanden in te zetten. Leidinggevenden en medewerkers kunnen samen werken aan een gezond transactieklimaat. Zoveel mogelijk OK- OK transacties . Ze kunnen strooks goed gebruiken om collega’s te (h)erkennen. Constructief confronteren (Abe Wagner) kan leiders krachtig ondersteunen in het sturen en medewerkers kunnen elkaar er mee vooruit helpen.

Hiermee creëeren de leidinggevenden en medewerkers een sfeer waarin het veilig is om kansen en bedreigingen te signaleren aan elkaar en waarin het vertrouwen is dat daarmee serieus wordt omgesprongen.

Contracteren is erg belangrijk. Het maken van heldere afspraken over het gewenste resultaat en de weg er naar toe helpt om duidelijkheid te krijgen en proactiviteit te bevorderen. De verwachtingen goed managen voorkomt onverwachte richtingen en uitkomsten.

Medewerkers kunnen erg worden geholpen met een goed inzicht in de driehoek: rol-persoon-organisatie . Heldere contractering zal verwachtingen goed reguleren en constructief samenwerken bevorderen. De rol in de organisatie die iedereen heeft is wel eens onduidelijk. Door deze driehoek in te zetten kan die rol weer helder worden. Met het verkrijgen van inzicht in de rol in de organisatie Iedereen is een radertje in een mechaniek. Als één radertje niet in het juiste tempo of in de juiste richting draait, wat betekent dat voor de organisatie? Personen verwarren zichzelf wel eens met hun rol. Rol en persoon worden één. Als een leidinggevende de rol wil aanspreken op uitvoering van een taak, dan spreekt hij of zij dus feitelijk de persoon aan. De driehoek kan de medewerker helpen om onderscheid te maken tussen rol en persoon en hiermee vatbaarder worden voor (constructief bedoelde) kritiek.

Bewustzijn over de werking van de dramadriehoek (S. Karpmann) en spelmatig gedrag zal helpen om relaties op het werk te verbeteren. In plaats van ons te verliezen in energie verslindende en complexe transacties, kunnen we op zoek naar een mate van intimiteit, waardoor er ruimte ontstaat voor effectief samenwerken aan het verwezenlijken van de gestelde doelen.

Tenslotte denk ik dat het werken met groepsdynamica (groepsimago’s) van Eric Berne en de fasen in groepsvorming van Berne en Tuckmann nuttige middelen zijn om inzicht te verkrijgen in wat er speelt in de groep en waarom. Constructief met deze kennis omspringen kan de groep sneller effectief maken.

Frodo was zich bewust van zijn gedrag. Hij zette liefde in om samenwerking te verkrijgen, zodat hij niet alleen het onzekere pad hoefde te kiezen. Hij was overtuigd van de juistheid van zijn doelen. Die vastberadenheid maakte dat hij ook in extreem zware dilemma’s koos voor de weg van het goede. Zijn oprechtheid gaf hem het vertrouwen van sterke bondgenoten en hielp hem zijn pad zo helder mogelijk te houden. Frodo wilde het kwaad uitroeien. Hij slaagde. Sauron is verslagen.

Organisatierisico’s die bewust gemaakt zijn, afgewogen en geborgd, zijn geen gevaar meer. Beheersing bestaat vooral in bewustzijn omtrent overtuigingen, gevoelens en gedachten in organisaties en de concrete uitwerkingen in systemen en apparaten. Werken met TA geeft juist dat bewustzijn.

TA is zo een krachtig hulpmiddel tegen organisatie risico’s!