Odendaal advies

VITAAL PERSONEEL, EFFECTIEVERE PROCESSEN, HOGERE PERFORMANCE

  • Home
  • VITALITEITSMANAGEMENT ∇
    • SCANCOACHING
    • TRANSACTIONELE ANALYSE
  • PROCESMANAGEMENT
  • OVER MIJ
  • OPDRACHTGEVERS
  • Blog ∇
    • ScanCoaching
    • Transactionele Analyse
    • Procesmanagement
  • CONTACT

De Ipad als zakelijk centrum

7 augustus 2011 door Patrick Reageer

Sinds ongeveer twee weken heb ik een Ipad2. Ik had me erg verheugd om met dit “magisch apparaat” te gaan werken. Ik had het plan opgevat om de Ipad te gebruiken voor mijn bedrijf en dat mijn laptop alleen nog maar gebruikt wordt om een backup te maken. Ik wilde “het nieuwe werken” integreren in mijn bedrijfsvoering om het zo maar eens te brengen. Dat is flexibel, duurzaam en groen; zegt men.

Mensen om me heen keken telkens wat smalend toen ik het plan meldde. Veelgehoord commentaar was: ” een Ipad is leuk maar vooral om zo op de bank mee te internetten en een beetje sociaal te netwerken. Maar zakelijk? nah. Dat zal niet lukken”. Ik word telkens wel getriggerd als mensen zoiets roepen. Ik had er zo al mijn ideeën over en ik meende dat het moest gaan lukken. Zulke uitspraken doen mij vastbijten in mijn plan. Zo ook nu. Stand na twee weken: ik mis mijn laptop geen minuut!

Twee weken geleden dus kon ik mijn Ipad ophalen. Op de weg terug naar huis lag het helder witte doosje te lonken naar me. Thuis uitgepakt, aangezet en geconfigureerd. Wat gaaf was dat om daar mee bezig te zijn. Ik was er erg blij mee de Ipad eindelijk in mijn bezit te hebben.

Mijn Ipad heeft nu de volgende zakelijke apps:

  • Pages (tekstverwerken), Keynotes (presentaties), Numbers (rekenwerk).
  • IthoughtHD: een mindmap programma. Ideaal om ideeën vorm te geven in een visuele weergave of om notities te maken op een intuïtieve wijze.
  • Goodreader om pdf bestanden te lezen en bestanden vanuit Google docs te down- en uploaden.
  • Awesome note voor het snelle notitie werk.
  • Evernote voor het gesynchroniseerd en intuïtief werken met notities (geschreven, gesproken, beeld). Ik heb Easyritregistratie voor het bijhouden van mijn kilometers. Urenreg voor het bijhouden van mijn gemaakte uren.
  • Skype voor videogesprekken.
  • Dropbox voor het in de “cloud” opslaan van mijn bestanden. Ik kan vanuit mijn officepakket bestanden direct uploaden naar dropbox.
  • Dragon. Hiermee kan ik tekst inspreken. Dragon vertaalt dit naar geschreven tekst. Tijdsbesparend!

Daarnaast is de Ipad ook erg handig om te zoeken op het internet. Ik heb diverse boeken er op staan. Spelletjes speel ik op de verveelde momenten of wanneer mijn kinderen hem inpikken, dan spelen zij allerhande spelletjes.

Voorheen zeulde ik met een laptop die al relatief licht is (sony vaio 14” van 2 kg). Nu heb ik een apparaatje van 10,5” dat 0,68kg weegt. Als ik een presentatie geef, koppel ik de Ipad aan de beamer. Via mijn Iphone bestuur ik vervolgens de presentatie, hetgeen maakt dat ik vrij kan rondlopen en niet telkens naar een plek moet om naar de volgende sheet te gaan. Handig!

Ik heb een los bluetooth toetsenbord gekocht. Een volledig toetsenbord dat toch zo compact is dat het net iets groter is dan de Ipad. Voor grote stukken tekst is dat toch makkelijker tikken. Het virtuele toetsenbord is fijn, maar voor een tien-vinger-blind-type systeem is dat toch niet ideaal. Ik zit dit nu ook te tikken met mijn aluminium toetsenbord op schoot en de Ipad op tafel.

Ik zei al dat ik Dropbox gebruik om mijn bestanden te bewaren en te benaderen. Voordeel is dat mijn bestanden altijd en overal voor mij toegankelijk zijn. Ze staan fysiek in bunkers in Amerika op servers die meermaals gespiegeld zijn en die vaak backups maken. Dat lijkt me afdoende veilig. Daarnaast werk ik samen met Mensit. We werken samen via Google Apps voor domeinen. Dat betekent dat ik mijn mail, agenda, google docs en sites ook in de cloud heb. Net als dropbox op veilige servers.

Mijn mail en contactpersonen zijn altijd en overal bij me in de bewaarwijze zoals ik die graag heb (keurig in mapjes zodat ik al mijn mails makkelijk kan terugvinden). Via googledocs kunnen we samenwerken aan een document en tegelijkertijd daarover met elkaar chatten. Dat werkt handig! Het wordt nog makkelijker: vanaf IOS 5, zal Icloud live zijn. Dan kan ik foto’s, muziek, bestanden allemaal in the cloud bewaren en mijn backups en synchronisaties ook draadloos doen. Dan heb ik helemaal geen laptop meer nodig. Mijn bedrijfsvoering vaart er wel bij. Ik ben flexibel en beschik telkens over de informatie die ik nodig heb.

Zo is de Ipad mijn zakelijk centrum….. en mijn centrum voor vrijetijdsbesteding!

Dit delen:

  • Click to email a link to a friend (Wordt in een nieuw venster geopend)
  • Klik om te delen op Facebook (Wordt in een nieuw venster geopend)
  • Klik om te delen met Twitter (Wordt in een nieuw venster geopend)
  • Klik om op LinkedIn te delen (Wordt in een nieuw venster geopend)
  • Klik om op Pinterest te delen (Wordt in een nieuw venster geopend)
  • Klik om af te drukken (Wordt in een nieuw venster geopend)
  • Klik om te delen op WhatsApp (Wordt in een nieuw venster geopend)

Acquisitie vervelend?

30 maart 2011 door Patrick Reageer

Ik vind mezelf wel eens terug in gesprekken over acquisitie. Acquisitie is niet mijn specialiteit. Ik heb er niet voor doorgeleerd. Ik vind er wel iets van. Ik ben ondernemer en heb er mee te maken. Ik heb het tenslotte nodig om als bedrijf levensvatbaar te blijven dat mijn relatienetwerk zich vergroot. Acquisitie vind ik vervelend!

De term acquisitie is beladen. Mijn eigen associatie met de term is niet heel positief. Ik probeerde woorden te vinden die dat omschrijven. Verschillende woorden kwamen voorbij en even zo vaak heb ik die woorden weer gewist. Ik hou het er bij dat de term bij mij geen positief gevoel brengt.

Ik hoor ook vaak mensen praten over acquisitie. Het is lastig, er is een drempel.
Bedrijven werpen zich op als specialisten om dit nare klusje voor je op te knappen. Nou ja, denken we dan, als er al bedrijven zijn die dit werk over willen nemen, dan zal het zeker wel erg specialistisch en/of vervelend zijn. Hele strategieën zijn er bedacht om mensen zover te krijgen dat ze acquisitie uit handen geven. Bedrijven die afspraken maken voor bedrijven die dat niet kunnen of willen. Deze bedrijven doen vast goed werk, maar voor mijn bedrijvensoort begrijp ik dat niet goed. Hoe kan iemand die mij niet goed kent met hetzelfde enthousiasme praten over mij en mijn producten als ik?

Ik doe niet aan acquisitie. Dat vind ik niet leuk, heb ik besloten.

Ik werk er continue aan om mijn commerciële netwerk te vergroten. Ik bouw aan mijn relaties. Ik vind het geweldig om nieuwe relaties te vinden en daar energie in te steken. Ook vind ik het gaaf om telefonisch of nog beter mondeling contact te leggen met mensen die ik nog niet ken. Relaties aanknopen is naar mijn mening niet vervelend. Het is gaaf!

Ik heb een fantastisch product. Dat ben ik. Met mijn vaardigheden voeg ik waarde toe aan organisaties. Als ik een opdracht doe en ik ben klaar, dan is het mijn bedoeling om een structureel verschil gemaakt te hebben. Dat vind ik mooi! Mijn kennis en ervaring in procesmanagement heb ik omgezet in een product waar ik met hart en ziel in geloof. Duurzame procesbeheersing is mijn “unique selling point”… dat wat mij anders dan anderen maakt.

Het is leuk om anderen te vertellen over wat ik kan toevoegen aan organisaties en op welke manier ik organisaties help om hun bedrijfsvoering echt te verbeteren; ook nog door het zelf te doen. Ik ben enthousiast en eerlijk. Ik vertel organisaties die ik bel geen commerciële verhalen. Ik doe geen commercieel gedoe.Echt commercieel vind ik het om energie en kennis te geven aan mijn relaties. Geven loont, het betaalt zich absoluut terug. In mooie relaties, fijne contacten en ook in mooie opdrachten!

Ik vertel aan de telefoon simpelweg dat ik relaties wil bouwen en dat ik graag kennis wil maken. Daarbij vertel ik kort over mijn vakgebied en dat ik graag vertel over waarom ik denk dat ik voor die organisatie wellicht nuttig kan zijn.

Deze blik op mijzelf en mijn werk helpt me om te doen wat ook wel acquisitie wordt genoemd. Ik bel op naar organisaties en maak een afspraak voor een gesprek. In een gesprek investeer ik in de ander. Ik luister, heb aandacht en vraag naar diens situatie. Open en eerlijk ben ik. Enthousiast en vriendelijk. Gewoon mijzelf vooral.

Ik nodig in elk gesprek mijn gesprekspartner uit om niet te schromen om mij te vragen indien hij of zij behoefte heeft aan een sparringpartner. Ik leg uit dat ik graag investeer in mijn relaties. Dat dat zich altijd terugbetaalt in mooie contacten, fijne relaties en wellicht ook; wanneer dat aan de orde is…. een betaalde opdracht.

Een mooie opdracht wordt je tenslotte gegund, nietwaar?

Acquisitie vervelend? Misschien wel. Nieuwe relaties vertellen over mijn product vervelend? Nah. Ik denk van niet! Dat is hartstikke gaaf!

Dit delen:

  • Click to email a link to a friend (Wordt in een nieuw venster geopend)
  • Klik om te delen op Facebook (Wordt in een nieuw venster geopend)
  • Klik om te delen met Twitter (Wordt in een nieuw venster geopend)
  • Klik om op LinkedIn te delen (Wordt in een nieuw venster geopend)
  • Klik om op Pinterest te delen (Wordt in een nieuw venster geopend)
  • Klik om af te drukken (Wordt in een nieuw venster geopend)
  • Klik om te delen op WhatsApp (Wordt in een nieuw venster geopend)

Organisatieverandering met meer succes?

24 september 2010 door Patrick Reageer

Organisatieveranderingen mislukken voor een groot deel. Oorzaken van het mislukken zijn soms moeilijk aan te wijzen en er wordt flink over gediscussieerd.

Oorzaken die genoemd worden zijn:

• Verandering is niet verankerd in de cultuur

• Men kondigt te snel de “overwinning” aan

• Er zijn geen geplande korte termijn winsten

• Obstakels worden niet verwijderd

• Medewerkers ervaren onvoldoende urgentie/noodzaak

• Ontbreken of onvoldoende uitdragen van visie

• Etc.

 

Organisatieveranderingen komen vanuit het topmanagement van een organisatie. Deze initiëren visie als het goed gaat, denken na over gewenste waarden en normen en starten de communicatie met de organisatie. Regelmatig worden externe verandermanagers ingehuurd om dit proces te begeleiden. Vaak in de vorm van een project, al dan niet met deelprojecten.

Wat mij opvalt, is dat de organisatieveranderingen die ik heb waargenomen een stroom aan beweging, communicatie en wijzigingen op gang brengen. Deze wijzigingen sijpelen door tot aan het middenmanagement en soms zelfs tot aan het lagere management.

Om de een of andere reden, stopt het daar vaak. De stroom is opgedroogd. De operatie kijkt aan de zijlijn toe, had in de verte gehoord over iets van verandering, maar heeft er feitelijk niet al te veel van gemerkt. “We hadden een leuke middag waar we creatief met het onderwerp speelden, maar dat was snel vergeten”.

Wat verandert er nu eigenlijk voor de operatie? De medewerker op de werkvloer gaat morgen nog steeds naar zijn werk. Moet hij of zij “iets” op een andere manier doen?

De oplossingsrichting die ik hier biedt, richt zich op de operatie. Waar de organisatieverandering Top-down geïnitieerd werd, is het voor inbedding in de operatie nodig om bottom-up te gaan beoordelen wat de organisatieverandering voor gevolgen heeft op de processen waar de operatie dagelijks mee te maken heeft.

In het navolgende plaatje heb ik dit visueel weergegeven.

Het topmanagement heeft een bepaalde informatiewens. Die was er al, maar is misschien veranderd door de organisatieverandering. Dat heeft wellicht gevolgen voor de te verzamelen gegevens die de operatie genereert.

Het topmanagement geeft de richting aan en daarbij ook de informatiebehoefte.

Het middenmanagement zorgt voor een goede communicatie met de werkvloer over wat verlangt wordt, heeft een voorbeeldfunctie betreffende de gewenste waarden en zet de wijziging in structuur door.

De operatie voert de veranderingen door in de dagelijkse werkzaamheden en levert zo de gewenste gegevens voor de informatiewens.

Duurzame procesbeheersing helpt het middenmanagement en de operatie om de huidige werkwijze in kaart te krijgen versus de gewenste werkwijze. De verandering wordt doorgevoerd in de processen. In dit traject bedenken de uitvoerders, specialisten zelf wat de organisatieverandering betekent voor hun werk. Met begeleiding van een specialist en een manager wordt hier positieve energie ingestoken. Het team bouwt samen aan de nieuwe en veranderde omgeving, inclusief de gewenste waarden.

Zo werkt een organisatieverandering top-down én bottom-up door in de gehele organisatie. De hele organisatie gaat voelen wat die verandering nu werkelijk betekent. Middenmanagement en operatie besteden duurzaam aandacht aan het continu verbeteren van de ingezette verandering en de nieuwe organisatie.

Zo wordt een organisatieverandering plezierig, effectief….. én succesvol!

Dit delen:

  • Click to email a link to a friend (Wordt in een nieuw venster geopend)
  • Klik om te delen op Facebook (Wordt in een nieuw venster geopend)
  • Klik om te delen met Twitter (Wordt in een nieuw venster geopend)
  • Klik om op LinkedIn te delen (Wordt in een nieuw venster geopend)
  • Klik om op Pinterest te delen (Wordt in een nieuw venster geopend)
  • Klik om af te drukken (Wordt in een nieuw venster geopend)
  • Klik om te delen op WhatsApp (Wordt in een nieuw venster geopend)

Beheer van processen eenvoudig georganiseerd

23 september 2010 door Patrick Reageer

Inleiding

Een procesbeschrijving wordt beoordeeld door de proceseigenaar en de controller. Dan wordt het vastgesteld door de verantwoordelijk manager. Je zou denken, dan is het klaar, maar niets is minder waar!

Een procesbeschrijving is een afspraak tussen manager en medewerker(s), op heldere, schematische wijze verwoord. Zodra de beschrijving is vastgesteld, start het werken met het proces en start tevens het beheer.

Een procesbeschrijving is alleen nuttig als deze actueel is. Een actuele beschrijving van een proces is een middel om risico’s en verbetermogelijkheden in processen aan te wijzen en gerichte acties in te zetten, wanneer blijkt dat de beschrijving niet meer voldoet aan de actualiteit. De procesbeschrijving zou dus periodiek besproken en zonodig aangepast moeten worden om nuttig te blijven.

Managers zoeken sturingsmiddelen en inzicht in de risico’s. Een actuele procesbeschrijving biedt de mogelijkheid hiertoe. Hij of zij verkrijgt middelen voor gesprek met zijn medewerkers. Medewerkers hebben vaak behoefte aan een goed overdrachtsmiddel, een middel voor gesprek met hun manager. Een goed beheer van processen is daarom in het belang van zowel manager als medewerker.

Cirkel van Deming

William Edwards Deming heeft een handig instrument ontwikkeld om weer te geven hoe organisaties zich kunnen verbeteren. Het is ontzettend beroemd geworden en vreselijk nuttig. Het wordt de Cirkel van Deming genoemd.

Hieronder de cirkel van Deming weergegeven:

De vier fasen van verbeteren van de organisatie werken als volgt:

PLAN: De processen worden geanalyseerd, ingericht en vastgelegd.

DO: Zodra het proces is vastgesteld en gepubliceerd/gecommuniceerd, dan start het uitvoeren van het werk volgens de nieuwe afspraken.

CHECK: Na een tijdje beoordeelt men of de processen en de uitvoering kloppen. Moet de werkwijze alsnog worden aangepast aan de afspraken, of moeten de afspraken wellicht worden bijgesteld? Dit soort vragen worden gesteld en beantwoord.

ACT: De vragen die in de CHECKfase zijn gesteld, worden beantwoord. Het proces en/of de werkwijze wordt aangepast en de cirkel gaat zo weer opnieuw werken.

Als de organisatie omgaat met de processen of de PDCA-cyclus, dan zal de organisatie bezig zijn met verbeteren (de heuvel op klimmen). Procesmanagement zorgt voor borging van die verbeteringen doordat men eenvoudig kan zien waar mogelijke pijnpunten en verbetermogelijkheden zijn en deze borgen of toepassen. Het procesmanagement werkt als een wig (zoals verbeeld in het plaatje), die ervoor zorgt dat de organisatie niet terugvalt in ongewenste handelingen.

Door aan de slag te gaan met processen, borgt de organisatie een uniforme, flexibele en transparante werkwijze.

Beheren van processen

Is het beheer van processen nu echt heel veel werk? Om maar met de deur in huis te vallen: Nee.

Als een proces gereed is, gecommuniceerd en de medewerkers werken zoals het afgesproken is, dan is het ingevoerd. Processen moeten actueel blijven om nuttig te zijn. Ze zijn tenslotte een afspraak tussen manager en medewerker. In vier stappen is het beheer van processen geregeld en werkt men verder volgens de cirkel van Deming:

LogoOdendaaladvies

 

Stap 1:
Maak een medewerker op de afdeling, liefst iemand met affiniteit met processen, verantwoordelijk voor het verzamelen van wijzigingsvoorstellen.

Deze medewerker maakt hierbij onder andere gebruik van de:

• managementletter van de accountant,

• rapportage van de rekenkamer,

• eventuele auditrapportage,

• huidige beschrijvingen

Deze medewerker verzamelt de wijzigingsvoorstellen, voegt dubbelingen samen en overlegt waar nodig met de indieners van de voorstellen, zodat er concrete en heldere wijzigingsvoorstellen voorgelegd worden. Bij grotere risico’s kan de frequentie van deze werkzaamheden hoger zijn dan bij lagere risico’s.

Stap 2:
In een overlegmoment (bv. afdelingsoverleg) worden de wijzigingsvoorstellen besproken. De manager besluit over de door te voeren wijzigingen in samenspraak met de medewerkers. Consensus over de optimale werkwijze is hierin het fraaist.

NB:

• Het is nuttig om de van toepassing zijnde processen met regelmaat onderwerp te laten zijn op de agenda.

• Het is handig om de bespreking af te stemmen op de P&C-jaarkalender.

• Processen die het organisatie-onderdeel overstijgen moeten wellicht ook door andere proceseigenaren (directieteam bv.) beoordeeld en vastgesteld worden.

Stap 3:
De medewerker die de wijzigingsvoorstellen beheert, voert de wijzigingen waarover positief besloten is, door in de beschrijving. Waar aan de orde, wordt de beschrijving verwerkt in een AO-ontwikkelingstool, zoals Protos of MAVIM.

Stap 4:
De nieuwe procesgang wordt gecommuniceerd/gepubliceerd.

De manager zorgt ervoor dat er volgens de nieuwe werkwijze gewerkt gaat worden. Invoer/implementatie dus.

Zo werkt de organisatie zonder inzet van extra formatie aan het verbeteren, op relatief simpele, overzichtelijke wijze. Medewerkers kunnen zich betrokken voelen en onder leiding van hun manager de regie op hun eigen processen nemen.

Dit delen:

  • Click to email a link to a friend (Wordt in een nieuw venster geopend)
  • Klik om te delen op Facebook (Wordt in een nieuw venster geopend)
  • Klik om te delen met Twitter (Wordt in een nieuw venster geopend)
  • Klik om op LinkedIn te delen (Wordt in een nieuw venster geopend)
  • Klik om op Pinterest te delen (Wordt in een nieuw venster geopend)
  • Klik om af te drukken (Wordt in een nieuw venster geopend)
  • Klik om te delen op WhatsApp (Wordt in een nieuw venster geopend)
« Vorige
Volgende »

NIEUWSBRIEF

Vul je emailadres is om emailmeldingen te ontvangen van nieuwe berichten.

Deze minicursus ontvang je gelijk in je mailbox. Je wordt NIET op de nieuwsbrief e-maillijst gezet.

© 2023 · Odendaal Advies - Ontwerp & Realisatie: Sterk in MEDIA

 

Reacties laden....